B端系統——企業內部禮品庫存管理系統設計(從需求到上線)

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一套線上的禮品庫存管理系統該怎么適配企業需求進行搭建?這篇文章里,作者分享了相應的案例,梳理了從需求到上線的流程。想了解系統設計的同學,不妨來看一下。

某企業因為內部有一定數量的禮品(如采購禮品用于贈禮、員工福利等),設置了禮品倉庫。由于禮品種類多、數量大,日常進出庫頻繁、盤點數據登記繁瑣,倉庫負責人提出建設一套線上的禮品庫存管理系統來配合并優化倉庫管理工作,需要包含入庫、出庫、調撥、盤點等倉儲管理常用功能。

一、需求調研

接到需求后,先和開發一起與倉庫負責人簡單了解下上系統的目的、大致想要實現的功能。比如:為什么想上系統?目前線下使用有哪些不方便的地方;哪些功能需要放線下,哪些暫時放線下?

根據這些梳理出主要的需求點,并與需求方詳細確認(引導需求方痛點)。

1. 現狀和存在的問題

  1. ???【最重要的訴求】目前使用“紙質單據+excel表”管理,一次出入庫需要同時更新3張表格,比較繁瑣,且會出錯;希望上系統后能提升效率、節省時間。
  2. 分公司倉庫無法直接管理,只能定期收集匯總、核對表格
  3. 禮品申領時需領導確認,紙質單據簽字、微信截圖都有,不好查找
  4. 節日集中領用或內購時,可能會出現貨品庫存不足等情況
  5. 部分禮品(如食品、茶葉)有保質期,存在過期可能

2. 需求

  1. 入庫、出庫、調撥、盤點數據,自動關聯總庫存表
  2. 分公司庫存表入系統,實時可查
  3. 禮品領用流程審批轉線上(試行,不適合可以改回紙質申請表)
  4. 集中領用或內購時,設置單獨的領用上限
  5. 有保質期的禮品要有提醒,比如6個月內到期的禮品提醒

同時,倉庫負責人強調進出庫和盤點需要線上線下結合,避免臨時物料取用流程進度不及時產生誤差。

二、概要設計

根據需求方最重要的訴求(少更新表格、減少出錯),確定了“錄入盡量少、最好都自動、數據必須準確”的設計原則。

1. 相關用戶

因為需求方希望系統簡單、方便,相關用戶角色要盡量少。

1)員工。不參與庫存管理,僅涉及禮品申領/內購、采購申請等。

  • 禮品內購時,可直接從內購虛擬倉中選擇禮品(行政提前將一定數量的禮品調撥入內購虛擬倉);
  • 除內購外,不能看到庫存,只能表述需求后由行政人員選擇。

2)行政。庫存管理人,包括:

  • 倉庫管理,設置倉庫和倉庫管理員
  • 產品管理,管理產品信息

3)倉庫管理員。入庫、出庫的執行者和確認者;一般由總部、分公司的行政人員兼任。

  • 接受員工的申請,發起入庫、出庫操作
  • 日常庫存管理,如盤點、調撥

需求會議中,開發者曾提出不設置倉庫管理員,由行政人員直接負責;但考慮到需求方提出的分公司倉庫在異地、各分公司僅能查看自己倉庫,因此保留了倉庫管理員的設定。

2. 業務流程圖

將主要業務入庫、出庫、調撥、盤點梳理流程如下:

3. ER模型圖

考慮到需求方后期統計、盤點的需求,我們在ER模型設計中將庫存的出庫/入庫/調撥/盤點記錄抽象為實體,繪制ER模型圖如下:

三、細節設計

在進行細節設計時,我們發現在原設計存在2個問題:

  1. 行政分別錄入倉庫、產品信息后,仍需逐條錄入庫存數量,錄入量存在冗余。
  2. 調撥單中,如果將一個產品調入庫存為0的倉庫,系統實現起來比較復雜。

為了契合“錄入盡量少、最好都自動、數據必須準確”的設計前提,在和開發人員討論后,我們修改了庫存數量管理的方案:

  • 錄入倉庫信息,錄入產品信息(先后順序不限)
  • 系統根據倉庫、產品信息,自動生成庫存信息,新庫存數量設為0
  • 使用《入庫單》更新庫存

這樣,1個倉庫僅需1個《入庫單》即完成庫存數量錄入,錄入量少且更符合線下習慣;調撥單的實現也更簡單。

四、項目上線

經歷內測、需求方試用后,項目上線。

為了方便用戶使用,我們在系統中設置了業務操作圖,點擊圖標即可打開對應的表單。

五、結語

在本系統的設計和實施過程中,和需求方溝通時,我們能明顯感覺到他們減少錄入、盡量簡單、數據準確的強烈訴求,這也是他們期望系統能做到的。因此我們在設計時,經常反復討論,能不能不錄?能不能自動?本系統中對庫存數量管理的方案改動,就得益于這樣的討論。

在B端系統中,方案上一次看似簡單的錄入,日常工作中都可能積累成巨大的工作量;因此方案中的每一次錄入、每一個字段都值得反復考量:能不能不錄?

作為一個企業內部使用的系統,禮品庫存管理系統“錄入盡量少、最好都自動、數據必須準確”的設計原則同樣適用于大多數B端系統。

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評論
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  1. 感謝分享,受益匪淺

    來自四川 回復