HR系統采購之POC如何驗證系統有效性

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POC是通過模擬實際應用環境,測試數據、流程,驗證產品功能、性能的過程。但此階段少有人經歷過,本文給大家分享企業采購系統軟件中POC有什么作用?怎么做?要注意什么?

朋友公司要上HR系統項目,現在考慮是否要POC,因為之前接觸比較少,想取取經。正好之前也算參與過一些企業級系統選型,正好整理一篇聊聊企業采購系統軟件中POC有什么作用?怎么做?要注意什么?

一、什么是POC?

對于企業采購軟件來說,POC即通過模擬實際應用環境,把應用環境中的一些數據、流程等在測試環境完整體現出來,驗證測試廠商軟件系統產品的功能、性能是否如演示所說。

POC相當于在測試環境中模擬搭建了一套實際應用系統,比廠商演示更具體和精細,更能檢驗真實的系統運營情況。

1. POC的目的

??技術層面

PoC的核心在于技術驗證。企業通過PoC來測試系統軟件是否能達到預期的效果,即驗證這項技術是否能夠有效地自動化企業的特定流程,提高效率或降低成本。這個過程相當于一個技術試驗,幫助企業評估技術的實際應用效能。

??業務層面

業務適配是PoC的另一個關鍵目的。企業需要確定所選的系統軟件是否與其業務需求、企業文化和未來發展方向相匹配。這不僅包括軟件的功能滿足程度,還包括供應商的支持服務、技術的可擴展性以及與現有系統的兼容性等因素。

??風險管理層面

通過PoC,企業可以在實際投入之前,識別和評估采用新系統可能面臨的風險,包括技術風險、操作風險、業務風險等,減少項目實施過程中的不確定性。

??預算規劃層面

PoC還能幫助企業更準確地預估項目的成本,為后續的預算規劃提供依據。通過在PoC階段評估不同廠商解決方案的開發成本等,企業可以做出更合理的購買決策。

2. POC的適用性

但是,需要注意不是所有企業在選型時都需要進行POC測試,是否需要進行POC測試,需要根據不同情況具體分析:

從企業角度來看———

企業規模影響:POC測試也需要耗費甲方企業不少時間與資源。

小型企業由于人力資源管理系統需求相對簡單,配置和調整較為便捷。

如果企業已經選擇一個基本能滿足需求且無明顯瑕疵的標準化軟件,基本沒必要進行POC測試,尤其對資源有限的小型企業來說,缺乏足夠經驗和人力進行此類測試,POC反而增加成本負擔。

相反,大型企業或政府機關單位因系統需求復雜、配置需求多元,通常進行POC測試以確保系統選型的準確性,同時滿足執行力、安全性和合規性的要求。

需求復雜度考量:對于需整合多個業務流程、定制化需求高的企業,進行POC測試是必要的。這有助于驗證系統是否能滿足企業個性化需求,過程中企業也可以一進步梳理其業務流程合理性。

從廠商角度來看———

能力影響:POC也非??简瀼S商的綜合技術能力,很多小型saas、軟件廠商提供標準化產品為主,也不提供POC,之前選型調研了解,一般也只有像紅海云、金蝶、北森等這類比較大的頭部廠商能提供POC。

成本考量:POC對廠商來說需要投入不少時間和資源成本,對于不同規模的企業,廠商在是否進行POC測試上有不同的考量。

對于小型企業來說,可能因成本考量而忽略POC測試;而對于中大型企業,POC測試則成為必要的步驟,以保證項目的順利實施。

二、POC內容準備

不同企業系統驗證POC的具體內容準備不同,但是一般主要涉及產品能力和廠商能力兩大方面,以下是一些舉例,具體細項不同企業根據自己的需求會有所不同:

1. 產品能力

1)功能

企業或廠商提供產品交付所需要的產品功能清單。

2)性能

一般廠商會準備對產品POC所要求的性能指標,及其所應用的環境及設備環境要求等,企業也可提出相關要求,比如若是本地化部署的系統,甲乙雙方需要溝通部署環境要求,協作進行部署工作,最好對部署工作情況做好記錄。

3)接口能力

廠商需通過提供API或SDK,驗證產品可以與其他系統或服務進行集成和交互的適用性,涉及到二次開發的,需驗證廠商API開放性及實施能力。

4)配置能力

能夠提供具備可視化界面的產品系統,非研發人員可以通過簡單的操作和配置,對產品進行設置和調整。

2. 廠商能力

1)產品/技術文檔

產品使用手冊、接口文檔,操作文檔等,考察產品相關技術文檔的規范性、完整性。

2)廠商資質證明

企業產品相關技術資質及實施案例文檔等,主要是提供可靠信息證明,如安全認證、軟著等材料等。

3)實施能力

一個成功的項目實施不僅需要在技術上符合標準,在項目管理、客戶服務等方面也不容忽視。

在POC階段可以一定程度觀察廠商實施人員對產品系統操作的專業度與服務態度,比如對待問題是否回避,響應是否及時等,雙方對實施交付的協作與溝通有一定預演作用。尤其在廠商產品表現差不多時,這種就是加分項。

PoC(概念驗證)測試工作準備文件:

三、POC過程管理

PoC主要工作過程包括業務數據錄入、產品配置、測試等是一個費時費力工作,對HR系統POC一般可以針對關鍵的業務場景進行測試。

比如筆者公司是餐飲行業,其中考勤和排班是我們需要HR系統重點提效的模塊,因此我們羅列了幾個相關的管理場景,主要截取考勤排班場景進行測試,需要根據我們自己的排班流程和需求設定,也提供了一些人員、工時、門店等原始數據,其中也有提到一些個性化要求,比如存借休管理、人效工時分析等。

當時我們是找了天財、紅海云、金蝶三家來測試。天財系統還是側重運營營銷,人事模塊尚在起步,最終種種原因沒有做下來,金蝶和紅海云都有完成測試,對比下來還是紅海云HR系統在完成度(個性化需求實現完成度最高)、產品匹配度(餐飲案例比較多)、以及實施人員配合與演示操作上綜合考量更符合我們的預期。

POC關鍵步驟

???明確需求范圍

POC階段的主要任務之一是驗證產品功能是否符合需求,這需要企業和廠商討論與溝通具體系統功能及性能需求,明確需求范圍,以及產品的技術細節。

???測試方案準備

測試方案一般包含測試目的、人員職責、時間安排和產品功能的詳細描述,細致的測試方案是控制項目風險、確保項目目標達成的重要保障。

???測試環境部署

在提供POC服務時,合適的測試環境能夠模擬真實運行環境,幫助發現可能的問題,確保產品上線時能夠穩定運行。廠商與企業溝通提前準備所需的部署環境資源,如服務器、網絡等,將應用系統提前部署在展示現場。

???定義驗收標準

明確操作流程和預期結果對于驗證產品功能至關重要。這不僅涉及技術實現,還包括用戶體驗的考量,確保最終產品能夠滿足用戶的實際使用需求。制定合理的評價標準和打分規則,可以客觀地評估產品功能和性能,為后續的產品優化提供依據。

???演示與評估

POC部署完成,最終由廠商在現場演示場景用例功能測試,企業在現場根據演示情況可以提問,并評估記錄系統是否滿足業務需求。

四、POC測試關鍵要點

進行PoC測試是一個復雜且精細的過程,其目的是為最終的采購系統決策提供可靠的依據。整理一些關鍵事項提醒:

? POC測試參與人員的選擇對測試的有效性至關重要,甲方企業團隊需要對業務流程及需求有深度理解,并且確保業務使用端用戶的參與。

? 必須對POC測試環境的準備進行細致的規劃,明確測試用例,合理評估測試結果,并對整個過程進行詳細記錄。

? POC的最終目標是提供決策依據,主要評價標準是“投資回報比”,系統軟件本身對企業來說是一筆大的預算投資,這里的投資不僅包括當期投入,也有未來至少3-5年投入,也包括軟件、硬件、運營人力、業務等,因此需求場景中既要測當期需求、測功能性能需求,也要考量測未來需求、學習成本和使用成本、資源消耗等。

? 基本沒有哪個POC能夠達到100%的完美結果,所以甲方一定要明確核心需求是什么,重點POC中驗證各家產品的核心需求實現情況,是否能解決核心問題,而非

? 驗證次要功能。建議選取最具挑戰或工作量最大的真實場景進行POC,有助于真實、有效地驗證系統的核心價值和效果。

? 在開始POC之前,企業與廠商雙方必須明確驗收標準,并可根據POC現場實際情況調整溝通解決方案或需求方案,以保證后期交付順利進行。

本文由 @杜哥 原創發布于人人都是產品經理。未經許可,禁止轉載。

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